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インターネットFAXのメリットやデメリットについて

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このサイトではインターネットFAXに関する情報をお届けしています。

そもそも、「インターネットFAXとはどんなサービスなのか?」と疑問を抱えている方のために、簡単な概要をまとめてみました。

  • 従来の複合機を使ったFAXのように紙面でのやり取りを行わない
  • 電話回線ではなくインターネット回線を通じてメールで送受信を行う
  • スマートフォンなどの携帯電話を使って外出先で自由に受信できる

電話回線ではなくEメールを使えるのがインターネットFAXの最大の特徴です。

ビジネスの世界ではお客様や取引先とファックスを使うことが多く、今も昔も同じなのではないでしょうか。

そんなFAXの利便性を追求したのがインターネットFAXで、様々な会社がサービスを提供しています。

インターネットFAXのメリットは?

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以下ではインターネットFAXにどんなメリットがあるのかまとめてみました。

「従来の複合機を未だに使っている」「新しい複合機をオフィスへと取り入れようか迷っている」という方は、インターネットFAXに乗り換えるチャンスなので一度チェックしておいてください。

大幅にコストダウンできる

インターネットFAXには大幅にコストダウンできるメリットがあり、個人だけではなく法人などの企業も実際に取り入れている理由です。

  • 複合機を購入する費用
  • 複合機のリース費用
  • ペーパー代
  • インク代
  • 電話回線代(通信費)
  • FAX専用回線費

インターネットFAXではこれらのコストを支払う必要がなく、サービスによってあらかじめ設定された初期費用や月額費用を負担するだけで済みます。

大手のサービスのeFaxで1ヶ月間に100枚の送受信を行ったと仮定すると、トータルの金額は月払いプランで1,250円、年払いプランで1,500円とダントツの安さなのがお分かり頂けるはずです。

セキュリティ性が高い

セキュリティ性が高いインターネットFAXは企業で取り入れる価値が大いにあります。

なぜインターネットFAXのセキュリティ性が高いのかは、複合機のように送られてくるデータを紙面へと残さずにメールで受信されるからです。

  • インターネットFAXでは個人のアカウント宛てにメールでFAXが届けられる
  • 複合機のように紙面へと出力されずに済む
  • 大切な用紙がトレーの中に残されていると会社の人間以外の手に渡る恐れがある

他人に見られたくない秘匿のFAXや企業秘密のFAXが第三者の手に触れないのがメリットで、安心して使用できるサービスなのは間違いありません。

オフィスでも外出先でも使用できる

当然のように数十キログラムもある複合機を持ち運ぶことはできず、従来のFAXでは内容を確認するために自宅やオフィスへと戻らなければなりませんでした。

その点、インターネットFAXはパソコンだけではなく携帯電話やスマートフォンといったデバイスからも確認できます。

つまり、出先でもFAXを受信したことを知らせてくれるメールが届くので、お客様や取引先に対して迅速な対応が可能です。

  • 大事なFAXの内容の確認が遅れてお客様を待たせてしまった
  • オフィスの複合機にFAXが受信されたことを知らされなかった

インターネットFAXではこのようなトラブルが引き起こされることはありませんし、受信だけではなく送信もいつでもどこでもできるので顧客(クライアント)からの印象は確実に良くなるでしょう。

インターネットFAXのデメリットは?

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メリットの多いインターネットFAXですが、少なからずデメリットもあるので以下では幾つか挙げてみました。

  • 紙媒体をインターネットFAXで送る際にはスキャナーを使ってパソコンへとスキャンしなければならない
  • 手書きの書類をFAXとして送る際も同じようにスキャンが必要
  • 1ヶ月間で1回も使わなくても月額費用を負担しなければならない(電話回線にも同じことが言える)
  • 時間を問わずに相手先から送信される場合は24時間インターネットに接続されていなければならない

上記の中でも、「手書きの書類や原稿をFAXで送るのがちょっと面倒だね~」といった意見があり、インターネットFAXのデメリットの一つです。

「カタログでFAX注文をする」「図面に注意書きを書いて送る」といった用途では上手く活用できないかもしれません。

しかし、そのデメリットを補うくらいのメリットがインターネットFAXにはあり、名のある法人も取り入れているのが何よりの理由です。

大きな会社であれば1ヶ月間に渡って1回もFAXでのやり取りを行わないケースは少ないですし、頻度が少なくても月額費用はサービスによって1,000円~2,000円程度なので電話回線やFAX専用回線の費用と比べれば安く済ませられます。

  • ビジネスを今まで以上に効率良く進めたい法人
  • 少しでも費用を抑えたい個人事業主やSOHO
  • 出張が多くてオフィスにいる時間が少ないビジネスマン

これらの人にインターネットFAXは適しているので、サービスの導入を考えてみてください。